【ビジネス英語】仕事でのメールの書き方のポイントを例文で徹底解説

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【ビジネス英語】仕事でのメールの書き方のポイントを例文で徹底解説

ビジネスで、苦手な英語を使うようになって、困っている人いませんか?

特に英語でメールを書くときに、どう書いたら良いかわからない人も多いと思います。

しかし実は、ビジネス英語はわりと簡単で、典型的なフレーズさえ覚えてしまえば、かなり応用することができます。

今回の記事では、ビジネスにおける英語でのメールの基本的な書き方について紹介します。

英語でメールを書くのに、かなり時間がかかってしまう人は必見です!

英語のビジネスメールの基本構造

ビジネスにおいては、日本語でのメールと同様に、英語でメールを書く際にも基本的な構成があります

この章では、メールの全体的な構成について紹介します。

タイトル

メールのタイトルは、相手の目を引くためにも大変重要なパートです!

そのメールループの内容を、しっかりとくみ取る内容のタイトルにしましょう。

タイトルは文章にするのではなく、「フレーズ」で書くと良いと思います。

例えば、「Schedule of Project ABC(ABCプロジェクトのスケジュール)」 といった風に、メインのフレーズで表現します。

単語の頭の文字は、大文字にしておくと良いでしょう。

受け手はメールのタイトルを見て、読むか読まないか判断していることもあるので、確実に読んでもらうためのキーワードを入れるのが重要です。

基本的な文の構成

Dear ●●

メール本文を記載

Best regards,

英語のメールでは、基本的には相手の名前を言うところから始めます。

「Dear ●●」や「Hi ●●」といった形です。もちろん「Dear(親愛な)」の方がフォーマルな言い方ですね。

英語はわりとカジュアルなので、一般的なやりとりであれば、「Hi」でもぜんぜん良いと思います。

メールの真ん中には、メインの文章を書きます。

「5W1H」を意識して、伝えたいことを明確に書きましょう。

そしてメールの文章の最後に、「Best regards」や「Thanks」などをつけるのが一般的です。

① 挨拶文

この章では、挨拶文の例文をみてみましょう。

着任の挨拶

Dear ●●

Hi, this is 〇〇. Nice to meet you. I just join the team from today and will support your business together, and it is my pleasure to work with you. I am looking forward to see you soon in person.

Best regards,

(こんにちは、〇〇です。はじめまして。今日からチームに加わって、一緒にあなたのビジネスをサポートします。あなたと一緒に仕事ができるのが嬉しいです。お会いできるのを楽しみにしています。)

例文のポイント

  • 実際に対面しているわけではないですが、メールでも「Nice to meet you」と言って問題ありません。
  • 「it is my pleasure to work with you」はかっこいい言い方なので、使いこなしましょう!

イベント時の挨拶

Dear ●●

Merry Christmas! Thank you for always supporting the project together. Hope you will have a great year ahead.

Best regards,

(メリークリスマス!いつも一緒にプロジェクトをサポートしていただきありがとうございます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。)

例文のポイント

  • 「Merry Christmas!」や「Happy New Year!」など、イベントの祝い事の言葉は、最初に言いましょう。
  • 「Thank you for always supporting the project」など、日頃の感謝を添えると良いと思います。

② アポ取り

この章では、相手とアポを取る際の例文を紹介します。

時間に余裕を持った調整

Dear ●●

We would like to discuss about 〇〇. Is it possible to have a meeting with you for about an hour at 15:00 on next Tuesday? If not, could you tell me about your available 2-3 time slots during next week?

Best regards,

(〇〇についてお話ししたいです。来週の火曜日の15:00に1時間ほど打ち合わせ可能ですか?難しい場合は、来週で2〜3ほどの空き時間を教えていただけませんか。)

例文のポイント

  • 「with you for about an hour at 15:00 on next Tuesday」という形で、いつ・誰と・何分くらい打ち合わせをしたいか明確にしましょう。
  • 相手の都合が悪ければ「If not, could you tell me about your available 2-3 time slots」という形で、他の都合の良い時間を聞いてみると良いと思います。

緊急の場合のアポ調整

Dear ●●

I tried to reach out to you but no luck. We urgently need to talk about 〇〇. Could you call me back as soon as possible? My mobile phone number is: +81-80-****-****.

Best regards,

(あなたに(電話で)連絡したけど繋がりませんでした。 〇〇について早急に話す必要があります。できるだけ早く折り返し電話もらえますか?私の携帯電話の番号は+81-80-****-****です。)

例文のポイント

  • 「urgently」や「as soon as possible」という言葉を使って、緊急性を表現しましょう。
  • 「I tried to reach out to you but no luck」というフレーズは、繋がらなかったことを柔らかく伝える表現なので、覚えておきましょう。

③ お礼

この章では、相手にお礼を伝える際の例文を紹介します。

カジュアルに感謝を伝える

Hi ●●

Thank you very much for supporting us! We could not complete the project safely without your great help. Hope we can work in the next project together!

Best regards,

(支援ありがとうございました!あなたの多大な支援なしではプロジェクトを安全に完了できませんでした。次のプロジェクトでも一緒に仕事できることを願っています!)

例文のポイント

  • わりとカジュアルな感謝の表現である「Thank you for 〜ing(〜をしてくれてありがとう)」は、定番中の定番です。確実に覚えましょう。
  • カジュアルなメール文では、「!」は使っても全く問題ありません。

丁寧に感謝を伝える

Dear ●●

I am grateful to you for your support on the project. Without your great help, the project can not be completed throughly. It was my honor to work with you.

Best regards,

(プロジェクトへのご支援に感謝いたします。あなたの大きな助けがなければ、プロジェクトを完全に完了することはできませんでした。一緒に仕事ができて光栄です。)

例文のポイント

  • 「I am grateful to you for 〜(〜に感謝しています)」は、丁寧な表現です。目上の方など、重要なメールのやりとりに使いましょう。
  • 「It is my honor to〜(〜するのが光栄です)」はかっこいいフォーマルな表現ですね!スピーキングでも勿論使えるので、覚えておきましょう。

④ 謝罪

この章では、相手に謝る際の例文を紹介します。

小さな問題の謝罪

Hi ●●

I am sorry but I cannot have a meeting with you at 11:00 tomorrow as I have another appointment. Can we move it to the same time of the day after tomorrow?

Best regards,

(申し訳ないですが、明日11:00に打ち合わせすることができません。明後日の同じ時間に変更できますか?)

例文のポイント

  • 「I am sorry」や「Sorry for 〜ing」はカジュアルな謝罪です。同列の人との相手にはこちらを使っても大丈夫です。
  • 「Sorry」には「哀れむ」という意味があるので、日本語の「ごめんなさい」とは実は若干ニュアンスが違います。しかし、ちょっとした問題ならカジュアルに「Sorry」を使って謝りましょう。

大きな問題の謝罪

Hi ●●

I terribly apologize for not showing up on the meeting today. It was totally my fault that I thought the meeting was shifted to tomorrow. I am afraid that I would like to re-schedule the meeting again on next week.

Best regards,

(今日の会議にを出席出来ず、誠に申し訳ございませんでした。会議が明日に変更されたと、完全に私が勘違いしていました。来週にまた会議の日程を変更したいと考えております。)

例文のポイント

  • 「I terribly apologize for〜」は、自分の非を認めてかなり真摯に謝っている感じですね。ジャンピング土下座みたいな勢いです。
  • 誰でも間違いはあるもです。同じ間違えを繰り返さないためにも、誰がどのポイントが間違えているかを明確にし、自分に非があれば真摯に謝罪しましょう。

⑤ リクエスト

この章では、相手に何かの要望を伝える際の例文を紹介します。

軽く要望を伝える

Hi ●●

Could you share the PPT document which you used in the meeting today? I would like to use it for explaining to my manager to get approval for the project.

Best regards,

(今日の会議で使用したパワーポイント資料を共有していただけませんか?プロジェクトの承認を得るために、マネージャーに説明するためにそれを使用したいと思います。)

例文のポイント

  • 「Could you〜?」はかなりカジュアルな表現で、口頭でもよく使いますよね。簡単なリクエストであればこれで十分です。
  • 「 I would like to do」「I have to do」「I must do」などは超頻発する言葉なので、しっかりと使い分けできるようにしましょう。

強く要望を伝える

Hi ●●

We were not informed about the process, so we did not know about how we should work. Strongly request you to inform the important things to me in advance. Otherwise, we will make the same mistake again.

Best regards,

(そのプロセスについて知らされていなかったので、どういう風に作業すれば良いか分かりませんでした。重要なことは必ず事前にお知らせください。そうでなければ、また同じ間違いをしてしまいますよ。)

例文のポイント

  • 何かを強く要望したいときは、「Strongly request you to〜」と直接言ってしまいましょう。
  • メールでは、自分の伝えたい言葉をストレートに表現することが大切です。

英語のビジネスメールを書く際に大切なこと

ここまで、様々なシチュエーションにおける例文を紹介してきました。

おまけとして、実践でメールしていく上での大切な点について紹介します。

形式や文法はそこまで重要じゃない

メールでは、実は形式や文法はそこまで重要ではありません。

形式や文法が間違えていても、相手にしっかりと意図が伝われば、とりあえずはオーケーなのです。

ただし「緊急性」や「重要性」などは、文章ではなかなか伝わりにくい事もあります。

そういった場合には、メールを送った後に電話をかけてリマインドするなど、対応を柔軟に変えていきましょう。

即返信を心がけよう

メールで特に重要なのが、相手からのメールに即返信を心がけることです。

文章の丁寧さよりも、メールが即返ってくる方が相手は安心します。

返信するのに調べ物をしたり時間がかかる場合でも、「少し時間をください」などを返信をしておくのが良いでしょう。

おわりに

英文ビジネスEメール 実例・表現1200

今回の記事では、ビジネスにおける英語でのメールの基本的な書き方について紹介しました。

メールは、どんどん書いていけば慣れてくるものです。

細かな間違いは気にせずに、実践を繰り返してノウハウを学んでいきましょう!

このブログでは、留学・英語スキルアップ・海外ビジネス・海外旅行など、皆様の為になるグローバルに関する様々な有益情報を発信させて頂きます。

今回はこの辺りで。

それではまた!